Depuis 1982, Construction Sorel réalise des projets d’envergure dans toutes les régions du Québec parmi les secteurs commerciaux, industriels et institutionnels. L’entreprise québécoise est spécialisée dans les travaux de coffrage de béton et dans la mise en place de dômes de béton. Entourée d’une équipe de 250 employés, Construction Sorel a contribué, entre autres, à la création du parc éolien Pierre-De Saurel et à la construction de dômes d’entreposage en béton du lac Bloom.
Le contexte
Comptant environ 250 employés, il est essentiel pour Construction Sorel d’avoir un système de gestion des feuilles de temps qui correspond à ses besoins et à ses particularités. Surtout, dans le cas où l’entreprise a des employés qui travaillent dans les bureaux (payés à l’année ou à l’heure) et d’autres qui travaillent sur les chantiers (payés à l’heure). La nature de leurs activités est très distincte et la façon de calculer leurs heures aussi donc la solution doit être capable de prendre en charge ces deux réalités.
L’entreprise nous a donc confié une mission : créer une solution intuitive, facile à utiliser, grâce à laquelle ses employés, peu importe leur poste et leur réalité, peuvent entrer leurs heures selon le projet sur lequel ils travaillent et selon leurs activités sur ce dernier.
La solution
Ce qui devait au départ n’être qu’une simple solution de gestion de feuilles de temps capable de prendre en charge différentes saisies de données s’est transformée en une solution de gestion de projets avec des fonctionnalités de :
- Planification de projet afin de prévoir le nombre d’employés nécessaires pour des; projets de construction à venir;
- Assignation des projets aux bonnes personnes;
- Possibilité de permettre aux contremaîtres de faire des rapports journaliers;
- Inscription des heures sur les feuilles de temps adaptées aux deux réalités (administration et chantier).
Les défis
Un des premiers défis était de créer une solution qui fonctionne sur toutes les plateformes utilisées par les employés : ordinateurs Windows ainsi que des tablettes et des téléphones Apple. Notre équipe a donc opté pour une application Web accessible à tous.
Bien qu’il existe plusieurs solutions sur le marché pour gérer les feuilles de temps, elles ne correspondaient pas aux besoins spécifiques de Construction Sorel. Notre plus gros défi était donc de créer sur mesure cet outil. Au cours du processus, nous avons constaté qu’il ne suffisait pas de construire un système de gestion de feuilles de temps, mais bien aussi d’intégrer des fonctionnalités comme la planification et l’assignation de projet pour faciliter la gestion de temps et limiter les erreurs de saisie. Il fallait absolument que les chargés de projet puissent, de façon très simple, documenter les étapes essentielles de chaque projet tout en divisant les heures de travail de manière équitable et selon la charge de travail.
Les bénéfices
La gestion des feuilles de temps et la saisie des heures sont un défi en soi pour toutes les entreprises! Si votre système est manuel ou qu’il n’est pas adapté à vos besoins, comme c’était le cas avec Construction Sorel, les feuilles de temps peuvent être sujettes à de nombreuses erreurs, les employés soumettent leurs feuilles en retard, etc.
Grâce à la création et à l’implantation d’une solution sur mesure, les employés remplissent leurs feuilles de temps en fonction des tâches et de leurs projets. Construction Sorel est donc maintenant en mesure de planifier beaucoup plus facilement ses projets et de prévoir les ressources nécessaires. Les chargés de projet ont un portrait plus juste des activités en cours ainsi ils peuvent ajuster au besoin et réaffecter certaines tâches pour les urgences.
